admin/ilustrasi (shutterstock)

Beberapa bulan yang lalu, seorang karyawan, Pak OS, datang ke kantor saya untuk membicarakan sesuatu yang sangat penting. Dia mengeluh karena istrinya, GS, belum mendapatkan pekerjaan setelah berbulan-bulan mencari kerja. Tak terhitung berapa pekerjaan yang dilamar, tetapi tidak pernah ada panggilan.

“Saya tidak mengerti mengapa tak pernah ada panggilan. Padahal istri saya punya gelar S2” keluh Pak OS. Setelah mendapatkan informasi secukupnya, saya menawarkan diri untuk mereview lamaran kerja (resume) GS. Pak OS pun bersedia mengirimkannya lewat email secepatnya.

Saya sangat terkejut melihat lamaran GS yang memang menyandang gelar S2 itu. Bisa saya mengerti mengapa GS tidak pernah mendapatkan panggilan. Dalam pertemuan berikutnya dengan Pak OS, saya berikan usulan untuk memperbaiki lamaran tersebut. Saya berikan juga beberapa contoh lamaran yang bagus sebagai referensi.

Belakangan saya mendengar bahwa GS mulai bekerja paroh waktu di sebuah organisasi kemasyarakatkan. Tentu saja, bukan hanya lamaran saja yang menjadi penentu keberhasilan GS dalam mendapatkan pekerjaan.

Berdasarkan usulan yang saya berikan kepada Pak OS serta puluhan tahun pengalaman sebagai rekruiter saya menulis artikel ini. Sekedar klarifikasi saya memakai kata ‘resume’, dan ‘lamaran kerja’ untuk maksud yang sama dan tidak mencakup surat pengantar maupun daftar referensi.

Lamaran kerja mengacu pada dokumen utama yang dikirimkan untuk melamar kerja. Dokumen ini biasanya memuat pengalaman kerja, latar belakang pendidikan, informasi pribadi tentang pelamar dst. Lamaran kerja biasanya dikirimkan bersama surat pengantar dan - kalau tersedia – surat atau daftar referensi.

Banyak ‘dosa’ yang biasa dilakukan oleh penulis lamaran kerja. Dalam tulisan ini saya hanya menyampaikan tiga dosa yang paling sering terjadi.

Pertama: lamaran kerja tidak memiliki tujuan atau maksud tertentu. Entah tertulis secara jelas atau tidak, penulis lamaran perlu menentukan apa tujuan dari lamaran yang ditulisnya. Tujuan ini akan membantu pembaca lamaran terutama manager yang mencari tenaga kerja. Selain itu, tujuan yang jelas juga membantu pencari kerja dalam menentukan informasi apa saja yang perlu dimasukkan dalam lamaran itu. Walaupun ada pengalaman yang istimewa, tetapi kalau tidak ada hubungannya dengan tujuan dari lamaran kerja, tidak perlu menjadi bagian dari lamarn tersebut.

Berhubung lamaran perlu punya tujuan khusus, tentu saja masuk akal kalau seorang pencari kerja memiliki satu lamaran utama dan beberapa lamaran lain yang bertujuan untuk melamar pekerjaan tertentu. Lamaran kerja utama bisa mencakup semua pengalaman pelamar dalam sejarah profesinya. Lamaran kerja dengan tujuan yang spesifik hanya mencakup pengalaman yang berhubungan dengan tujuan khusus ini. Pencari kerja perlu menentukan pengalaman yang mana yang perlu dituliskan.

Ini salah satu contoh penulisan tujuan lamaran: mencari pekerjaan dalam bidang kepemimpinan di lingkungan perusahaan yang memberikan tantangan dan penghargaan terhadap kinerja karyawan.

Contoh tujuan ini masih cukup luas, tetapi paling tidak memberikan informasi yang jelas kepada pembaca tentang pekerjaan yang diminati. Dari tujuan ini pembaca tahu bahwa pelamar mencari pekerjaan di tingkatan menajemen atau paling tidak level pengawas. Pelamar tertarik untuk bekerja di perusahaan, bukan di organisasi sosial atau di dunia pendidikan. Pelamar juga punya harapan bahwa perusahaan itu proses evaluasi kerja karyawannya secara teratur.

Tujuan ini juga membantu pelamar untuk memasukan informasi yang berhubungan dengan pengalaman sebagai seorang pemimpin seperti menentukan kebijakan, menyelesaikan masalah, dan mengambil keputusan.

GS memang punya latar pendidikan tinggi, tetapi sayang lamarannya terlalu umum sehingga pembaca tidak tahu pekerjaan apa yang paling cocok dengan latar belakangnya. Lamaran GS tidak memiliki tujuan tertentu dan dipkai untuk melamar pekerjaan yang tidak sesuai dengan kemahirannya.

Kedua: lamaran menyampaikan kegiatan yang dilakukan tetapi tidak menjelaskan hasil kegiatan itu baik secara kwalitatif maupun kwantitatif. Lamaran tidak perlu berlebihan tetapi juga tidak merendahkan diri.

Pencari kerja sering punya daftar panjang tentang apa saja yang dia lakukan dalam pekerjaannya. Tetapi, sangat sering terjadi, pencari kerja tidak menjelaskan lebih lanjut dampak atau hasil dari yang dilakukan. Seorang akuntan bisa menuliskan dalam resumenya, “Membuat laporan keuangan bagi perusahaan setiap bulan.” Informasi ini akan memberikan kesan jauh lebih kuat kalau diberi penjelasan lebih lanjut seperti, “Dengan bekerja sama dengan lima departemen, membuat laporan keuangan bulanan yang dipakai oleh pihak manajemen untuk menentukan perencanaan bisnis dengan nilai lebih dari dua milyard.”

Seorang guru bisa menuliskan di resumenya, “Lima belas tahun mengajar matematika di tingkat SMA.” Penyataan ini juga bisa dibuat lebih impresif dengan menambahkan informasi lebih rinci, “Lima belas tahun mengajar matematika di berbagai kelas bagi siswa SMA dari beragam latar belakang sosial, budaya, ekonomi dan kecerdasan dengan tingkat keberhasilan 96%.” Dengan menambahkan informasi ini pembaca diberi kesan bahwa pelamar kerja ini kaya pengalaman dan kemungkinan akan berhasil dalam bekerja baik di kota maupun pedesaan.

Angka memang sangat ampuh untuk memperkuat lamaran kerja. Ini salah satu contoh informasi dari pelamar kerja yang berpengalaman dalam pengawasan. “Mengawasi dan mengarahkan kinerja dari 15 anak buah dari empat kantor cabang, yang berasal dari berbagai pelosok tanah air, latar belakang pendidikan, umur, dan pengalaman.” Kesannya akan berbeda kalau pernyataan ini hanya dituliskan, “Mengawasi dan mengarahkan anak buah.”

GS memang menuliskan daftar semua kegiatan yang dia lakukan, tetapi masih miskin informasi. Pembaca tidak mendapatkan kesan bahwa dia punya cukup pengalaman dan tahu persis apa yang dia tuliskan.

Ketiga: lamaran memiliki banyak kesalahan ejaan serta tidak seragam dalam penulisan. “Dosa” ini juga saya temukan di lamaran kerja GS. Pada suatu bagian yang sama, saya melihat ada perbedaan yang jelas dalam besar kecilnya huruf (font size). Lamaran tidak terlihat rapi dan seragam.

Penulisan bulan dan tahun juga tidak seragam. Di satu tempat tertulis “September ’07” di tempat lain saya lihat ‘Jul. 2005’. Tentu saja pembaca tahu maksudnya. Tetapi kecerobohan seperti ini memberikan kesan negatif kepada pembaca.

Saya juga temukan banyak ruang kosong di lamaran GS. Ruang kosong ini sebetulnya bisa dimanfaatkan untuk menambahkan informasi seperti yang saya sampaikan di bagian pertama.

Sekitar dua minggu yang lalu seorang manager senior mengatakan kepada saya, “Sebetulnya saya sangat tertarik dengan pengalaman BG. Tetapi, kesalahan ejaan di lamarannya membuat saya untuk melihat lamaran lain.” BG adalah salah satu pelamar untuk posisi yang cukup tinggi di kampus kami dan posisi ini memang menuntut ketelitian. Sebetulnya BG termasuk tiga finalis untuk posisi itu.

Manager senior ini akhirnya memilih pelamar lain yang resumenya rapi dan ‘spotless’ tanpa noda. Kesalahan ejaan memang bisa berakibat fatal untuk jabatan yang menuntut ketelitian dan mencari pelamar yang ‘detailed oriented’.

Banyak faktor yang menjadi penentu apakah seorang pelamar akan mendapatkan pekerjaan. Penulisan lamaran hanyalah salah satu dari faktor-faktor penentu ini. Surat pengantar, wawancara, referensi/rekomendasi, pengalaman kerja dst, adalah sebagian dari faktor lainya yang turut menentukan. Bersamaan dengan faktor-faktor ini ada sederetan ‘dosa’ juga yang sering dilakukan oleh pelamar kerja.

Semoga tulisan ini berguna bagi pembaca yang dalam proses mencari kerja, terutama yang sedang menulis lamaran kerja.

Keterangan: foto dari internet